¿Qué es?
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Microsoft Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS. Cuenta con cálculos, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office.
Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.
La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información que podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas dinámicas.
Una de las característica principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.
La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1.
En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.
De esta manera, Excel reconoce que tipo de datos estamos ingresando en una celda, si es numérico o es un dato alfanumérico.
Operaciones aritméticas en Excel
Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como por ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda, seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.
- Sumar =2+4+8
- Restar =9-6-3
- Multiplicar +3000*33
- Dividir +9000/33
En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.
Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento de escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de la operación aritmética que estemos realizando
Fórmulas y funciones en Excel
Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el resultado correcto.
Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.
Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y en algunas de esas categorías, podemos encontrar a las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras que iremos hablando a lo largo de nuestro recursos.
Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes hacer clic en la pestaña Fórmulas y se mostrarán todas las funciones que podemos aplicar en la hoja de cálculo. La siguiente imagen nos muestra algunas de las funciones de la categoría de funciones lógicas que podemos ejecutar en el Excel.
Versiones de Excel
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Cada versión viene mejorando la aplicación y añadiendole nuevas funcionalidades que permiten sacarle su máximo provecho.
Si quieres saber como validar que version de Excel tienes, solo debes abrir Excel y en la venta “Splash” podemos visualizar la versión de nuestra aplicación de Excel. También puedes consultarlo, oprimiendo la tecla F1 que abrirá la ventana de ayuda y donde podemos identificar la versión de Excel para la cual se nos está mostrando la ayuda al oprimir F1.
¿Porqué aprender Excel?
Las capacidades de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una herramienta muy versátil, que podemos utilizar para: Contabilidad, manejar inventarios y gestionar stock, filtrar, seleccionar, buscar grandes volúmenes de información o datos, calcular plazos y periodos, analizar información, comparar información, conectarlo con fuentes externas, entre muchos otros tipos de uso.
Por esta razón y sin importar la profesión a la que te dediques, es casi seguro de que en algún momento, tendrás la necesidad de utilizar Excel. Hoy por hoy, conocer Excel es una de las habilidades más solicitadas por las empresas y esto puedes comprobarlo por ti mismo, buscando en las bolsas o agencias de solicitud de empleo que tenemos disponibles en Internet.
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